Installation in einer Abrechnungsstelle

Falls Sie sich fragen, wie eine Installation des Pares Abrechnungssystems durchgeführt wird und was dafür notwendig ist, können Sie sich die folgende Checkliste anschauen.

Wenn Sie es eilig haben, können Sie nur die dick gedruckten Sätze lesen.

DSGVO

Natürlich dürfen wir nur für Sie tätig werden, wenn wir eine entsprechende Auftragsdatenvereinbarung abgeschlossen haben.
Ferner erstellen wir für Sie in Abstimmung einen passenden Softwarelizenz- und -servicevertrag.

Hardware / System

Pares benötigt zur Ausführung mindestes einen eigenen Linux Server oder eine eigene Linux VM . Das System kann bei Ihnen Vor-Ort, Hosted oder in der Cloud laufen. Wichtig ist, dass das System wie auch ihre Arbeitsplätze, nur aus Ihrem Intranet erreichbar sind und ausreichend vor dem WWW und dem Zugang fremder Dritter geschützt sind.

Pares wird ausschließlich durch Pares-IT installiert und systemseitig konfiguriert. Entweder erledigen wir dies Vor-Ort, oder vor Auslieferung der Hardware oder über einen VPN Tunnel.
Bei kleineren Systemen überlassen wir Ihnen auch gerne eine vorinstallierte "Pares-Box", die Sie nur noch in Ihr Netzwerk anschließen müssen.

In jeder Pares Lizenz ist der Betrieb und die Installation eines kostenfreien Test-Systems enthalten (Auch in der Pares-Box). Wir empfehlen für das Test-System einen gesonderten Server/VM zu verwenden.
Es ist unserer Meinung unverzichtbar, dass Sie jederzeit und ohne Bedenken die vielen Einstellungen, Funktionen, Stammdaten, Testkunden, etc. ausgiebig testen können. Ebenso für die Schulung Ihres Personals ist ein Test-System sehr hilfreich wie auch für die Erstellung einer Probeabrechnung eines potentiellen neuen Mandanten. Nicht zuletzt wenn wir neue Versionen installieren, können Sie Funktionen etc. vorher testen und entscheiden, ob und wann Sie die neue Versionen installieren möchten.

Wir empfehlen dringend Pares - auch bei Kleinst-Installationen - mindestens auf einer gespiegelten Festplatte zu installieren, da die gewonnene Ausfallsicherheit in Verhältnis zum Aufwand und den Kosten extrem hoch ist.

Die Größe der Festplatten und des Arbeitsspeichers richtet sich sehr nach dem Umfang der Daten. Generell sollten Sie jedoch mindesten 8GB Arbeitsspeicher ausschließlich für Pares zur Verfügung haben. Empfohlen sind 32 - 64GB. Der Speicherplatz muss für Ihre Daten und für das Backup ausreichend bemessen sein.

Als CPU empfehlen wir eher weniger, dafür höher getaktete Kerne (ab 3GHz), aber auch hier gibt es keine besonderen Anforderungen.

Sollten Sie Hardware benötigen helfen wir Ihnen gerne bei der Beschaffung oder wir beauftragen unseren Partner "IT-Strategen" damit - je nach Größe der Installation.
Die beste User-Experience erhalten Sie indem Sie die Wartung und das Monitoring der Maschinen auch durch die IT-Strategen durchführen lassen - in diesem Falle kommt alles aus einer Hand und Sie brauchen sich keine Gedanken darüber zu machen, ob alles läuft.

Je nach Ausfallsicherheit und Skalierung sind weitere Server/VMs notwendig.

Für die, die es ganz genau wissen wollen hier ein Beispiel für eine Ideal-Lösung für eine mittelgroße Abrechnungsstelle als Inhouse/Hosted Server:

• Cluster aus zwei Servern, auf denen jeweils zwei bis vier VMs laufen.
• Die Netzteile und die Netzwerkkarten sind redundant angelegt.
• Für die Datenbank gibt es eine SSD RAID1, für die restlichen Daten reichen herkömmliche Festplatten - auch als RAID.
• Die Pares Module laufen verteilet auf diesen VMs in einem docker swarm. Je nach Skalierung laufen die Module mehrfach.
• Die VMs sind kreuzweise abgesichert.. auf Server Eins läuft die eine Hälfte der Dienste und auf Server Zwei die andere Hälfte. Fällt ein Server oder eine VM aus, so übernimmt automatisch jeweils die andere. Hierbei sind also sowohl Lastverteilung als auch Ausfallsicherheit gegeben.

Backup 

Das Pares-System stellt automatisch vollständige und verschlüsselte Backups bereit. Sie müssen diese lediglich auf einen separaten Ort sichern. Auch dabei helfen wir gerne.

Druck

Der Druck läuft immer anders - hier muss geklärt werden wie Sie drucken möchten. 

Ob Sie beispielsweise:

• am Arbeitsplatz (Browser) drucken wollen,
• oder als pdf Dateien in ein Verzeichnis,
• oder einen Dienstleister anbinden wollen,
• oder eine eigene Druckstraße ansprechen wollen
• ...

Buchhaltung

Pares bucht intern die Vorgänge auf generische Buchungskonten. Sie können diesen Buchungskonten Ihre Kontennummern / Ihren Kontenrahmen geben, so dass Sie im Idealfall nur noch den FiBu-Export importieren müssen. Sollten Sie jedoch auf andere Art buchen wollen als Pares es tut können wir den FiBu-Export entsprechend für Sie anpassen und -  vorausgesetzt es ist abbildbar - eine Übersetzung in Ihre Buchungsweise durchführen.

Banking

Für die Verwaltung der Patientenzahlungen, Mandantenauszahlungen, Anwaltszahlungen und anderer benötigt das System die Daten der jeweiligen Bankkonten. Die Umsatzdaten werden standardmäßig per Tages-Kontoauszüge eingelesen. Auch eine direkte Online-Anbindung ist möglich. Die Zahlungszuweisung erfolgt zum Großteil vollautomatisch - anfänglich wird je nach Aufbau Ihrer Rechnungsnummer das Matching und die Fehlerquote mit Ihnen abgestimmt. Da das Pares Abrechnungssystem einen Assistenten zur Verbuchung unklarer Zahlungen hat, empfehen wir eine Fehlerquote von nahezu 0% anzustreben.

FAX / E-Mail

Zum Versenden von Fax und E-Mail muss in Pares Ihr E-Mail Konto und Fax-Dienstleister (z.B. fax.de) hinterlegt werden. 

Dateimanagementsystem (DMS)

Das Pares Abrechnungssystem verwaltet standardmäßig seine Dokumente selbst, daher müssen Sie nichts weiter tun.

Sollten Sie jedoch Ihr eigenes DMS nutzen wollen können Sie dies ebenfalls tun. Dazu müssen wir dieses lediglich per API einbinden.

Versicherten-/Patientendokumente Layout/Texte

Pares stellt Standardtexte zur Verfügung und bindet Ihr Logo und Ihre Adressdaten ein. 

In Pares werden folgende Dokumente erzeugt:

• Rechnungen (Duplikat, Neuzustellung) - Einzelne Blöcke sind pro Mandant einstellbar (Stammdaten)
• Mahnungen - Vorlage pro Mandant einstellbar
• Ratenvereinbarungen - Standardtext hinterlegt, bei Erzeugung frei anpassbar
• Teilzahlungs-Schreiben
• Stornierungs-Schreiben - Standardtext hinterlegt, bei Erzeugung frei anpassbar
• Zahlungsaufschub
• Gebührenaufstellung
• Forderungsaufstellung
• Brief nach selbst erstellbaren Vorlagen

Sollten Sie noch weitere Anpassungen an den Dokumenten wünschen, können wir diese gerne für Sie umsetzen. 
 

Mandantendokumente (Journale) Layout/Texte

Pares stellt Standardtexte zur Verfügung und bindet Ihr Logo und Ihre Adressdaten ein. 

In Pares werden folgende Journale erzeugt:

• Eingangsbestätigung (der PAD Datei)
• Ankaufjournal (nur für Tarif Fälligkeitsfactoring)
• Rechnungsausgangsjournal
• Mandantenrechnung (nur für Tarif Inkasso)
• Auszahlungsjournal
• Beitreibungsanfrage

Tarife / Factoring

Je nachdem welche Tarife Sie nutzen möchten werden diese in Pares freigeschaltet.

Einige Standardeinstellungen des Factoring werden Systemweit eingestellt und mit Ihnen abgestimmt.

Beziehungen / Abgaben / Splitting

Haben Sie Kunden, die mehrere Mandanten haben und dennoch alles auf einmal einreichen? Sie können entweder je nach behandelndem Arzt die Rechnungen in einzelne Patienten Rechnungen splitten, oder aber Sie teilen je nach GOÄ Ziffern oder anderen mehrstufigen Regeln die Verbindlichkeiten gegenüber den Mandanten auf, während der Patient nur eine Rechnung bekommt.

Wir helfen Ihnen gerne bei den Einstellungen der Abgaben und des Splitting.

Reporting

Sollten Sie Auswertungen über die Standardlisten und das Dashboard hinaus benötigen besprechen wir dies mir Ihnen und erstellen diese gerne für Sie. 
Ebenso stimmen wir uns direkt mit ihrem Factor, Ihrem Anwalt, Ihrer Bank, Ihren Mandanten über den Datenaustausch ab, sollten Sie dies wünschen.

Schulung

Nicht zuletzt zeigen wir Ihnen gerne, wie Sie aus Pares je nach Anwendungsszenario das Beste rausholen können.

Stammdaten

Insbesondere in der Anfangszeit helfen wir Ihnen die Stammdaten Ihrer Mandanten anzulegen.